Interaktywny formularz klienta — specyfikacja zapotrzebowania

Cel dokumentu

Ten formularz ma jedno zadanie: precyzyjnie określić, czego klient szuka, jakie wymogi musi spełniać produkt, jakie dokumenty są wymagane, jaki jest budżet oraz jakie terminy i ograniczenia trzeba uwzględnić. Im dokładniej dokument zostanie uzupełniony, tym trafniejsza będzie analiza, selekcja dostawców i kalkulacja kosztów.

Ważne dla klienta: nie wpisuj wyłącznie ogólnych haseł typu „najlepsza cena” albo „dobra jakość”. Podaj konkretne parametry, zastosowanie, normy, dokumenty, ilości, budżet i warunki dostawy.

1. Dane klienta i osoby decyzyjnej1/16

Podstawowe dane firmy oraz osoby odpowiedzialnej za decyzję zakupową.

Nazwa firmy wymagane

NIP

Osoba kontaktowa

Imię i nazwisko wymagane

Stanowisko

Telefon

E-mail wymagane

Osoba decyzyjna

Branża / profil działalności

Doświadczenie w imporcie

brak pojedyncze zamówienia regularny import własny dział zakupów

Preferowany sposób kontaktu

e-mail telefon WhatsApp spotkanie

2. Krótki opis zapotrzebowania2/16

Najważniejszy opis projektu: co ma zostać znalezione, do czego służy i czego klient nie akceptuje.

3. Pełna specyfikacja produktu3/16

Parametry techniczne i jakościowe produktu. Im konkretniej, tym lepiej.

Nazwa produktu / model wymagane

Wymiary

Waga

Materiał / surowiec

Kolor / wykończenie

Parametry techniczne

Warianty produktu

Minimalny standard jakości

Cechy zakazane / niedopuszczalne

Wymagane akcesoria

Dodatkowe uwagi techniczne

Linki / zdjęcia / katalogi referencyjne

4. Ilości, skala zamówienia i plan sprzedaży4/16

Wolumeny, próbki, powtarzalność i kanały sprzedaży.

5. Dokumenty, normy i zgodność — na co zwracać uwagę5/16

Zaznacz znane lub wymagane dokumenty. Jeśli nie wiadomo — zostaw do weryfikacji.

6. Szczególne wymogi prawne, branżowe lub techniczne6/16

Regulacje, normy, wymagania odbiorcy, oznaczenia i potencjalne ryzyka.

7. Marka własna, opakowanie i materiały sprzedażowe7/16

Branding, opakowania, etykiety, EAN oraz materiały marketingowe.

8. Budżet i sposób kalkulacji kosztów8/16

Budżet musi jasno wskazywać, czy obejmuje transport, cło, VAT i opłaty dodatkowe.

9. Transport, dostawa i odprawa9/16

Warunki Incoterms, forma transportu, adres dostawy i ograniczenia logistyczne.

10. Terminy i harmonogram10/16

Terminy ofert, decyzji zakupowej, dostawy oraz etapy projektu.

Termin otrzymania ofert

Termin decyzji zakupowej

Termin dostawy produktu wymagane

Czy projekt jest pilny?

nie tak

Powód pilności / uwagi do terminu

Czy termin jest ważniejszy niż cena?

tak nie zależy od różnicy w cenie

Etapy po drodze

11. Kontrola jakości i akceptacja produktu11/16

Próbki, kontrola przed wysyłką, tolerancje oraz sposób zatwierdzenia.

12. Dostawcy, kraje i ograniczenia zakupowe12/16

Preferencje dotyczące krajów, typu dostawcy, płatności i weryfikacji.

13. Informacje handlowe i poufność13/16

Poufność projektu, ujawnianie danych oraz prawa własności intelektualnej.

Czy projekt jest poufny?

tak nie częściowo

Czy można ujawniać nazwę firmy klienta dostawcom?

tak nie dopiero po akceptacji klienta

Czy produkt jest elementem nowej marki?

tak nie w trakcie przygotowania

Czy są prawa własności intelektualnej?

Czy klient posiada dokumentację techniczną?

14. Załączniki od klienta14/16

Lista plików i materiałów, które klient przekazuje lub powinien dosłać.

15. Podpis / akceptacja danych wejściowych15/16

Potwierdzenie aktualności danych przekazanych do analizy.

Oświadczenie klienta

Klient potwierdza, że powyższe informacje są aktualne i możliwie kompletne na dzień przekazania formularza. Klient rozumie, że zmiana parametrów, ilości, budżetu, wymagań dokumentacyjnych lub terminu może wpłynąć na wynik analizy, koszt projektu, czas realizacji i dobór dostawców.

Data wypełnienia

Imię i nazwisko osoby wypełniającej wymagane

Stanowisko

Podpis / akceptacja e-mailowa

Uwagi końcowe klienta

16. Szybka kontrola przed wysłaniem formularza16/16

Checklistę warto zaznaczyć dopiero po uzupełnieniu formularza.

Kontrola kompletności

Opisałem dokładnie produkt i jego zastosowanie. Podałem ilości, budżet i termin. Wskazałem, czy budżet zawiera transport, cło, VAT i opłaty dodatkowe. Wpisałem wymagane dokumenty, normy lub zaznaczyłem, że wymagają weryfikacji. Załączyłem zdjęcia, linki, katalogi lub specyfikację produktu referencyjnego. Wskazałem kryteria jakości i elementy niedopuszczalne. Określiłem, czy potrzebna jest próbka, kontrola jakości i marka własna.